K-pengatips #2: så skriver du en bra projektbeskrivning

Berätta om ditt projekt så att andra förstår varför det är en grym idé. Det är lätt att tänka att andra ska förstå ens idé så som en själv förstår den. Men en person som läser om det du ska göra för första gången, kan inte förstå ditt projekt lika bra som dig. Därför är det bra att vara tydlig, så att en undviker missförstånd.

Den som beslutar om pengar har ett ansvar för att se till att pengarna används till det som är meningen med stödet. Genom att förklara ditt projekt på ett bra sätt för andra visar du också att du har koll på vad det är som ska göras. Då ökar du också chanserna för att någon ska vilja satsa pengar på det.

Exempel på frågor som kan besvaras i en projektbeskrivning:

• Är det ett disco? En teaterföreställning? En podd? En dokumentär? En festival? Skriv också mer än t.ex. “ett disco”, ge detaljer, förklara vilket typ av disco och så vidare.
  
  
• Varför valde ni det ställe ni har gjort? Fick ni låna det gratis? Är det vackert? Ligger det nära en spårvagnshållplats? Är det en bra scen?
  
  
• Hur kom du/ni på idén? Vad fick er att vilja göra det ni ska göra? Varför är det viktigt för er? Vill ni förändra någonting?

Att presentera de som medverkar i ett projekt är ett sätt att skapa förtroende hos andra. Dom som beslutar om vilka projekt som ska få pengar vill veta vem det är som driver projekten. Presentera dig själv/er själva. Berätta vad du/ni gjort innan, vem som gör vad i projektet och andra saker som är intressant att veta om er. Presentera gärna andra som är med i projektet på något sätt - samarbetspartners, leverantörer, organisationer etc. Men kom ihåg att inte göra det för detaljerat - alla behöver inte veta vem det är som t.ex köper soppåsar.

Presentera alla i din projektgrupp med BÅDE namn och vilken roll personen har i projektet. Till exempel: “Salima Göransson - Skådespelare. Salima har varit med i vår teatergrupp i två år och gillar att spela roller där hon tillåts använda sin komiska förmåga” 

Här är några andra exempel på presentationer:

• “Jag samarbetar med filmaren “Namn Namnsson” för att hon har en fisheye-lins och den typen av kamera som behövs för min dokumentärfilm.”
  
  
• “Vår teatergrupp består av Sara Sarasdotter, John Johnsson, Mohammed Muhammed och Shirin Shirin. Vi har spelat teater ihop sen mellanstadiet.”
  
  
• “Vi ska spela in musik med Dr. Caliente i hans studio för han har producerat dancehall sen 1997.”
  
  
• “Jag samarbetar med Galleri Toppenkonst för de är specialiserade på landskapsmåleri - det som är mitt uttryck.”

Här berättar du om hur din plan för arbetet med projektet ser ut. Den här frågan hänger ihop med projektets tidsplan. I en del projektbeskrivningar är dom ihopslagna så att man samtidigt berättar vem som ska göra vad och vid vilken tidpunkt. För någon som ska bidra med pengar är det viktigt att se att den som söker pengarna inte tror att en film filmar sig själv. Eller att artister helt plötsligt står på en festivalscen utan att någon har bett dom om det. Det är alltså bra att beskriva hur du ska genomföra projektet. Frågorna nedanför är meningen att få er att tänka kring ert eget projekt.

• Om det är en vernissage du ska ha - vem bokar en lokal? Och när?
  
  
• Om du ska sätta upp en egen pjäs - hur ska ni få det att hända? Vem är regissören, vem skriver manus, var ska föreställningen spelas osv?
  
  
• Om du ska ha en spoken word kväll - hur gör du för att den ska bli av?
  
  
• Om du ska spela in en skiva - hur ska det gå till? När repar ni, vem ska spela in den, i vilken studio osv?

Här berättar du om tidsplanen för ditt projekt. En tidsplan kan ju se väldigt olika ut beroende på vad det är som ska hända. Här är några frågor som du kan utgå ifrån, så att du kan skriva en tidsplan med planering, projektstart, produktion och genomförande. Googla tidsplaner för projekt om du tycker det känns svårt, eller be någon om hjälp.

• När inträffar arrangemanget? (festivalen, pjäsen, uppläsningen, vernissaget etc)
  
  
• Hur och när kommer projektrguppen arbeta innan det är premiär? (t.ex. två månader innan börjar vi repa på onsdagar efter skolan)
  
  
• När ska du börja med marknadsföring?
  
  
• När bokar du artister, crew eller andra som ska medverka?
  
  
• När börjar du måla på tavlorna du ska ställa ut?

Om ditt projekt riktar sig till en publik är det bra att beskriva vilken publik du ser framför dig? Varför riktar du dig till just den publiken? Och framförallt - hur når du den publiken? Ibland kan en tycka att ens eget projekt är så bra att en glömmer bort att tänka på att andra måste veta att det finns - för att de också ska kunna tycka att det är bra. 

• “Vi riktar oss till unga mellan 14-18 år för att de inte får komma in på konserter på krogen.”
  
  
• “Vi kommer att affischera utanför högstadie- och gymnasieskolor så att dom kan se våra affischer. Vi kommer också go crazy i den här tiktok-kanalen.”
  
  
• “Vi kommer att ha vår konsert i “lokal X” för där hänger alla ungdomar ändå, så då blir det lätt för dom att hitta dit.”
  
  
• “Det finns inga fester för ungdomar från xxxxx, därför vill se till att dom också kan gå på fest.”

I en budget är det bra att vara tydlig, så att den du söker pengar av förstår vad du vill använda pengarna till. Det är ofta vanligt att en inte får gå med vinst när en söker pengar som kommer från stat/region/kommun. Därför är det också viktigt att se till att dina intäkter och utgifter är lika stora i budgeten - annars betyder det att du antingen har för lite pengar för att genomföra ditt projekt eller att du planerar att göra en vinst.

Om du är osäker på vad ni kan ta med i din budget - hör av dig till dom du ska söka pengar ifrån! Frågan är alltid fri. 

Ibland kan till exempel en gratis lokal och ens egna arbetstid ses som intäkter. Kolla också igenom reglerna för stödet så att ni till exempel inte planerar att köpa in teknik, om reglerna för stödet inte tillåter det.

• Se till att det du listar i din budget matchar det du säger att du vill göra. Köp inte frukt om du har skrivit att du ska ha godisregn.
  
  
• Var tydlig! Skriv inte “lokal - 5000kr” utan skriv vilken lokal det handlar om. Har du en utgift för en tex en artist så skriver du inte “Artist - 4000kr” utan vilken artist det rör sig om. “Artist - Beyoncé - 1 000 000 000kr.”
  
  
• Bryt ner kostnaderna för varje kategori i budgeten om du kan. Har du en del i din budget som avser teknikhyra? Skriv då vad det är du ska hyra, t.ex ett PA eller en projektor. Har du övriga kostnader? - Förklara vad det är för kostnader, så att det är tydligt för den som ska ta beslut om att bevilja pengar till ert projekt.